Wie jede Fachsprache verwendet die Verwaltungssprache ihre »gruppenspezifischen Wortverbindungsregeln«.

Da der angesprochene Bürger aber meist nicht Mitglied der sozialen Gruppe ist, die diesen Soziolekt versteht und nutzt, kennt der Leser von Verwaltungstexten zwar häufig alle Wörter und meint ihre Bedeutung zu verstehen, ist aber dennoch nicht in der Lage, den Sinn des Ganzen zu erfassen.

Das Verständnis der Verwaltungssprache wird vor allem dadurch erschwert, dass die Wörter der Alltagssprache im bürokratischen Code eine besondere, für den darin ungeübten Leser gelegentlich überraschende Bedeutung erhalten; in einigen Fällen sind die Fachtermini sogar in ihrer konkreten Wortgestalt ungewohnt, also Wortneuschöpfungen aus alltagssprachlich bekannten Wortstämmen.

Die wichtigste Quelle für die Bedeutungsverleihung im Rahmen der Verwaltungssprache ist zweifellos die juristische Sprache, d.h. die Sprache der Gesetzestexte und ihrer Auslegung. Alles Verwaltungshandeln vollzieht sich im Rahmen der Rechts­ordnung und dient ihrer Erhaltung. Dieser grundlegende Bezug der Verwaltung auf das Recht drückt sich auch in der Sprache aus. Vom juristischen Code ist wiederum bekannt, dass er dem nicht einschlägig vorgebildeten Bürger nur schwer zugänglich ist. Für die Verwaltung bedeutet dieses: Wenn sich ein Beamter oder Verwaltungsangestellter als bloßer Rechtsanwender sieht, neigt er zu einer starren, wenig empfängerorientierten Amtssprache.

Eigentliche Aufgabe des Amtsinhabers ist die Vermittlung zwischen dem gesetzten Recht und den davon betroffenen Bürgern.