Korrespondenzgrundsätze

• Für jedes nach außen gerichtete Schriftstück ist der für das Haus vorgegebene Briefkopf zu benutzen (ko-Bedingung).
• Benennen Sie in den Kommunikationsangaben die/ den zuständige(n) Sachbearbeiter/in, die/der bei Anruf unmittelbar zweckdienliche Auskünfte erteilen kann. Geben Sie dazu vorhandene Kommunikationsmittel (Fon, Fax, E-Mail, Anrufbeantworter, Handy) vollständig an.
• Verwenden Sie eine gut lesbare, sachlich er­schei­nen­de Schrift mit mindestens 11pt Größe. Die in den meisten Textprogrammen übliche Grundeinstellung der Schrift Times New Roman mit 10pt entspricht weder von der Schriftart noch von der Schrift­größe her den Mindestanforde­run­­gen an gut lesbare Korrespondenz.
• Stellen Sie bei der Korrespondenz mit Behörden, Firmen und Institutionen ein Betreff voran, in dem auch auf vorliegende Be­zugskorrespondenz eingegangen wird.
• Auf die althergebrachten Kürzel „Betr.“ und „Vorg.“ wird verzichtet, die Betreffzeilen sind optisch vom Text abzuheben, z.B. durch Abstand und Fettdruck.
• Stellen Sie im Betreff die notwendigen Angaben mög­­lichst knapp, aber ausreichend dar, eine stichwortartige, zielgerichtete Darstellung des Sachverhalts ist ausufernden mehrzeiligen Hinweisen vorzuziehen. („So kurz wie möglich, so ausführlich wie nötig.“)
• Jeder Brief bedarf einer persönlichen Anrede. Auch bei Serienbriefen stellt es überhaupt kein Problem dar, den bereits in der An­schrift verwendeten Namen in der An­re­de zu wiederholen.
• Bringen Sie möglichst zu Beginn des Schreibens deutlich zum Ausdruck, wo­rum es geht (Genehmi­gung, Ablehnung etc.). Heben Sie erforderlichenfalls ein ent­spre­chen­des Schlagwort im Text durch Fettdruck hervor, damit der Empfänger sofort er­kennt, weswegen Sie ihn anschreiben.
• Nummerieren Sie bei län­geren Schreiben die Sei­ten.
• Wenn der Text länger wird, gliedern Sie ihn und verwenden Sie ggf. Überschriften, die die Orientierung erleichtern.
• Wenn Sie Überschriften verwenden, achten Sie bei der Reinschrift darauf, dass die Überschrift auch bei dem zugehörigen ers­ten Absatz steht und nicht durch einen Seitenwechsel getrennt ist. (Tipp: Schalten Sie in Winword die Funktionen der Absatzkontrolle ein: Format–Absatz, Register „Textfluss“.)
• Wenn Sie nicht gängige Abkürzungen verwenden, führen Sie diese bitte bei der ersten Verwendung ein.
• Jedes Schreiben ist mit einer Grußformel zu be­en­den, entweder „Mit freund­lichen Grüßen“ oder „Hoch­achtungs­voll“; in Abhängigkeit von der Funktion des Schlusszeichnenden ggf. gefolgt von „Im Auf­trag“ bzw. „In Vertretung“ in der nächs­ten Zeile.
• Unter der Unterschrift wird der Name der/des Unterschreibenden in Ma­schi­nen­schrift wiederholt, auch bei leserlichen Unterschriften und auch, wenn die/der im Kopf angegebene Sachbearbeiter/in selbst unterschreibt.
• Auch bei Serienbriefen muss nicht auf eine Unterschrift verzichtet werden. Han­delt es sich nur um eine geringe An­zahl von Briefen, ist es durchaus zumutbar, alle Briefe von Hand zu unterschreiben. Bei einem erheblich größe­ren Aufkommen ist der Abdruck einer ge­scann­ten Unterschrift wesentlich verbindlicher als der lapidare Hinweis, dass die Unterschrift fehlt, weil das Schreiben mit einem Computer hergestellt wurde. (Fast jedes Schreiben wird heute mit einem Com­puter hergestellt!)